Inhaltsverzeichnis

Die Zotero-Bibliothek mit Inhalten füllen

Zotero bietet verschiedene Möglichkeiten bibliografische Informationen zum Beispiel von Büchern, Zeitschriftenartikeln, Webseiten u.a. zu speichern. Zu diesen Einträgen können Datei-Objekte wie PDFs oder Bilder gespeichert werden.

Für Freunde der englischen Sprache:

Video (englisch): Die automatische Übernahme mit dem Browser; http://vimeo.com/14188877 vimeo.com

Voraussetzung: Zotero für Firefox oder Zotero Standalone mit den Connectoren für Chrome, Safari oder Opera (s. Downloads Installation).

Übernahme mit dem Webbrowser

Der Zotero "Speicher-Button" ist der günstigste und sicherste Weg, Einträge zusammen mit guten bibliografischen Daten (Metadaten) in der Zotero Datenbank abzulegen. Das geschieht mit einem Klick.

Beim Lesen eines Artikels in eine Journal wird der "Speicher-Button" zu einem Icon:

Wenn man beispielsweise einen Artikel einer Zeitschrift liest, sichert der "Speicher-Button" die bibliogafische Information in der aktuellen Zotero-Sammlung archiviert. Zweckmäßig ist es, die Erstaufnahmen in den Ordner "Einträge ohne Sammlung" oder eine leere Sammlung mit einem Namen wie "Übernahme" einzurichten oder und dann anschließend die gesamten Einträge in dem Zotero-Register auf die angelegten Ordner zu verteilen.

Im Falle eines Bibliothekkatalogs wird der "Speicher-Button" zu einem Buch:

Wenn man den "Speichern"-Button anklickt, wird die bibliogafische Information in der aktuellen Zotero-Sammlung archiviert.

Generic Webpages

Mitunter enthält eine Webseite keine für Zotero erkennbare Information. Dann wird der "Speicher-Button" grau und die Seite wird nur als "Webseite" mit Titel, URL und Zugriffsdatum gespeichert. Siehe Saving Webpages) weiter unten.

Firefox:

Safari:

PDFs

Wenn man sich im Browser einen PDF-File ansieht, wird der "Speicher-Button" zu einem pdf-Icon. In diesem Fall wird das pdf-Dokument als eigenständiger Eintrag gespeichert. Anschließend wird versucht, die bibliografischen Daten daraus zu erhalten. Das gleingt oftmals besser als der Besuch der Originalseite.

Merfachergebnis auf einer Webseite

Auf manchen Webseiten sind mehrere bibliogafische Einträge gleichzeitig dargstellt. Dann wandelt sich der "Speicher-Button" in ein Ordner-Symbol. Beim Anklicken wird zunächst eine Auswahlliste gezeigt:

Saving to a Specific Collection or Library

After you click the save button, a dialog will appear indicating which Zotero collection the saved item will go into. If you want to save the item to a different collection or library, you can change the selection there, as well as enter tags to assign to the new item.

Data Quality and Choosing a Translator

The quality of the data Zotero imports is determined by the information supplied on the webpage. Some websites provide very high quality data using a standard way to provide Zotero with data (via embedded metadata). Other websites provide only limited metadata (e.g., only the title of a blog post) or no metadata at all. For many sites, Zotero has website-specific “translators” to obtain the best quality metadata. Zotero recognizes almost all library catalogs, most news sites, research databases and scientific publishers. (For more information, see our compatible websites list).) By default, translator updates are automatically installed, independent of Zotero updates. Metadata for the same item may vary in quality across sites providing it. For example, importing an item from the publisher website will generally yield much better data than importing from Google Scholar.

Zotero will generally choose the best translator available for each site automatically. You can choose an alternative translator by right-clicking on the Zotero save button (click-and-hold in Safari) and choosing one of the supplied options. If a website isn't importing properly, please report it on the Zotero Forums) and provide the webpage URL.

Hinzufügen eines Eintrags über eine bibliogafische Kennzahl

Man kann eine Eintrag schnell und sicher auch über eine bibliografische Kennzahl, beispielsweise ISBN, Digital Object Identifier (DOI), oder PubMed ID hinzufügen. Dazu klickt man den “Add Item by Identifier” Button im Hauptfenster an und trägt den Wert ein.
Um gleich mehrere biblografische Kennzahlen auf einmal einzugeben, drückt man nach jeder Kennzahl die Tasten "Shift" und "Enter" und schließt mit "Shift" und "Enter" ab.
Man kann auch eine Liste mit Kennzahlen, jede auf eine eigenen Zeile, kopieren und eintragen und schließt am Ende mit "Shift" und "Enter" ab.

Zotero benutzt die folgenden Datenbanken zur Ermittung der Metadaten eines Literatureintrages: Library of Congress und WorldCat) für ISBNs, CrossRef) für DOIs, and NCBI PubMed) für PubMed IDs.

Speichern von Webseiten

Mit der Betätigung des Save-Button kann jede Webseite als Eintrag in der Zotero Datenbank gespeichert werden. gibt es eine Erkennungroutine für die Metadaten, werden die Metadaten eingetragen. Will man die Website selbst trotz Erkennungsroutine speichern, so kann man Zotero mit einem Rechtsklick auf den Save-Button dazu zwingen.

With Zotero, you can create an item from any webpage by clicking the save button in the browser toolbar. If the page isn't recognized by a translator, you'll see the gray webpage icon. If the page does have a recognized translator, you can force Zotero to save a Web Page item instead by right-clicking (click-and-hold in Safari) on the Zotero save button and choosing “Save to Zotero (Web Page with/without Snapshot)”

Firefox:

Safari:

If “Automatically take snapshots when creating items from web pages” is enabled in the General tab) of the Zotero preferences, a copy (or snapshot) of the webpage will be saved to your computer and added as a child item. You can also save a snapshot with this setting disabled by right-clicking (click-and-hold in Safari) on the Zotero save button and choosing the relvant option. To view the saved copy, double-click the item or the snapshot in Zotero.

Double-clicking a Web Page item without a snapshot in your library will take you to the original webpage. Double-clicking a Web Page item with a snapshot will display the snapshot instead. You can also visit the original webpage by clicking the ”URL:” label to the left of the URL field in Zotero's right-hand pane.

Importing from Other Tools

You might want to migrate to Zotero but already have an extensive library stored in other reference management software (e.g., Endnote, Reference Manager, Citavi, RefWorks, Mendeley, Papers). To import such libraries into Zotero, start by exporting the bibliographic data from your other software program. Then, in Zotero, choose the “Import…” option from the File menu. Browse to your exported file, select it, and click the “Open” button. This should import the exported items into your Zotero library in a date-stamped collection.

For detailed instructions on how to make the switch from Mendeley to Zotero, see Importing Records From Mendeley.

For detailed instructions on how to make the switch from Endnote to Zotero, see Importing Records From EndNote .

For detailed instructions on how to make the switch from Citavi to Zotero, see Importing Records From Citavi .

Importing from other tools follows similar steps, so long as they can export a standardized format.

Zotero can import among others the following bibliographic file formats:

• Zotero RDF
• CSL JSON
• MODS (Metadata Object Description Schema)
• BibTeX
• RIS
• Refer/BibIX
• Unqualified Dublin Core RDF
• Endnote XML
• XML ContextObject
• Web of Science Tagged
• MEDLINE/nbib

Note that import/export is generally not recommended for transferring entire Zotero libraries between different computers or Zotero installations. Import/export usually does not give you an exact copy of your Zotero library, and, if you use Zotero's word processor plugins, any links to Zotero items from existing word processor documents will be lost after recreating a Zotero library via export/import. Instead, you can use Zotero's sync features or manually copy the Zotero data directory . See Transferring a Library for detailed instructions.

Bibliographic data stored directly in Word documents using Word's bibliography feature cannot be directly imported by Zotero or other reference management tools. However, it is possible to import Word bibliographies by first formatting them as BibTeX, then using Zotero to import the BibTeX data. See Citations inserted using Microsoft Word's built-in citation feature .

If you have Word documents with embedded Zotero or Mendeley citations, you can extract these and import them into your Zotero library using the Reference Extractor tool.

Large-Scale Imports from Databases

If you are importing a large of items from scholarly databases (e.g., if you are conducting a systematic review), databases such as Google Scholar, ProQuest, Web of Science, and others, may lock you out if you use the Zotero save button too frequently or with too many items at once. In such cases, it is better to export the items as a batch in one of the standardized formats listed above (e.g., BibTeX and RIS are common choices) and import this file into Zotero. Web of Science and ProQuest offer the ability to select multiple items from a search results list and export as a batch to various formats. In Google Scholar, you need to first save the items to your Google Scholar library (using the ☆ icon in the search results), then select and export them from the Google Scholar “My Library” page.

Adding PDFs and Other Files

To include a PDF or any other file from your computer in Zotero, simply drag it to Zotero — you can drag to an existing item to attach the file or drag between items to store as an independent item. Zotero will automatically retrieve bibliographic metadata for the PDFs . Note that this method will often yield lower quality metadata than importing using the Save to Zotero button from your internet browser.

You can also add add files as attachments to existing Zotero items by right-clicking on the Zotero item and choosing “Add Attachment” or clicking the paperclip icon in the Zotero toolbar. You can also add independent file items by clicking the green plus sign ( ) in the Zotero toolbar and choosing “Store Copy of File…” or “Link to File…”.

Manually Adding Items

To manually add an item to your Zotero library, click the green “New Item” ( ) button at the top of the center pane, and select the desired item type from the drop-down menu (the top level of the menu shows recently created item types; the complete list of item types, minus Web Page, can be found under “More”). An empty item of the selected item type will now appear in the center column. You can then manually enter the item's bibliographic information via the right-hand pane.

Note: When you want to create an item for a webpage, it is usually easiest to visit the page in your browser and then save it to Zotero (see Saving Webpages ). Because of this, the Web Page item type is not included in the “New Item” menu. However, if you really want to create a webpage item by hand, you create an empty item of another type and switch the item type to Web Page in the right-hand pane.

Editing Items

When you have selected an item in the center pane, you can view and edit its bibliographic information via the Info tab of the right-hand pane. Most fields can be clicked and edited. Changes are saved automatically as they are made. Some fields have special features, which are discussed below.

Namen (von Autoren, Herausgebern und Institutionen)

Jeder Eintrag kann mit mehreren Personen, z.B. als Autor oder Herausgeber, verknüpft werden. Die Beteiligung der Person kann mit einem Klick auf die Feldbezeichnung (z.B. Autor) ausgewählt werden. Eine Person kann über das Minus-Symbol rechts daneben gelöscht werden. Über das Plus-Symbol können weiter Personen hinzugefügt werden. Weitere Personen werden über das Plus-Symbol ganz rechts hinzugefügt werden.

Über den kleinen Schalter links neben dem Namen-Bezeichner kann zur Darstellung mit zwei Feldern oder Darstellung mit einem Feld gewechseln. Zwei Felder sind sinnvoll, wenn persönliche Namen (Nachname, Vorname) eingetragen werden.Bei Institutionen sollte die Darstellung auf das Einzelfeld geändert werden. Um den Typ des Namensfeldes zu ändern, klickt man auf den Feldbezeichner selbst. In dem erscheinenden Auswahlmenu kann man wählen zwischen Autor, Herausgeber, Mitarbeiter, rezensierter Autor und Übersetzer, darunter ist einen Option zur Sortierung der Autoren.

To quickly enter additional creators, type Shift-Enter/Retun to move immediately to a new creator field.

Zeitschriften Abkürzungen (Journal Abbreviations)

Artikel aus Zeitschriften werden oftmals mit einem abgekürzten Zeitschriftentitel zitiert. Zotero speichert den Zeitschriftentitel und seine Abkürzung in unterschiedlichen Felder notiert ("Pubikation" und "Zeitschriften-Abkürzung").

Für viele Zitierstile wird die Abkürzung benötigt. Auch wenn einige Zitierstile hier unterschiedliche Anforderungen haben, liegt der größte Unterschied meistens darin, ob Punkte verwendet werden müssen oder nicht (z.B. “PLoS Biol” oder “PLoS Biol.”). Da Punkte automatisch besser entfernt als hinzugefügt werden können, sollten Abkürzungen mit Punkten gespeichert werden. Zotero entfernt dann automatisch die Punkte, wenn ein Zitierstil dies erfordert.

Titel

Im Englischen gilt für Titel üblicherweise die Titel-Großschreibung bzw. die Satz-Großschreibung (s.a. http://blog.apastyle.org/apastyle/2012/03/title-case-and-sentence-case-capitalization-in-apa-style.html). Je nach Zitierstil gelten unterschiedliche Regelungen bei der Groß- und Kleinschreibung. Da eine automatische Umsetzung von der Satz-Großschreibung in die Titel-Großschreibung einfacher ist als umgekehrt, sollte grundsätzlich die Satz-Großschreibung verwendet werden. Zotero passt dann die Groß- und Kleinschreibung in Literaturverzeichnissen an den ausgewählten Zitierstil an.

Änderungen der Groß- und Kleinschreibung in Titelfeldern (wie Titel, Kuztitel, Publikation oder Titel der Reihe) können über “Text transformieren” vorgenommen werden. Dies wird im Titelfeld mit der rechten Maustaste aufgerufen. Zotero erkennt Substantive nicht korrekt. Die Änderungen sollten danach immer auf falsche Groß- oder Kleinschreibung kontrolliert werden.

If you need APA-style Sentence case, with the first letter after a colon also capitalized, we still recommend storing the title in full sentence case (with that letter in lowercase unless a proper noun), installing the Propahi plugin , and using its Uppercase Subtitles feature.

Links

Durch Anklicken der Feldbezeichnung in den Feldern URL (“URL:”) und DOI (“DOI:”) können die dort verzeichneten Dateien im Browser geöffnet werden.

Extra

Das "Extra"-Feld kann für nutzerspezifische Werte benutzt werden oder für Werte, für die es In Zotero kein vorgegebenes Feld gibt. (Siehe Citing Fields from Extra für mehr Details). Um beispielsweise einen DOI-Eintrag für ein Buch anzugeben, stellt man die Beschreibung des Wertes voran: DOI:10.1234/567890

Überprüfen und korrigieren von automatischen Einträgen

Zotero importiert die Metadaten eines Eintrag aus den meisten Datenbanken korrekt, aber die Metadaten selbst können fehlerhaft sein. Troztdem sind mitunter Korrekturen der Metadaten nötig, um manche Eigenheiten auszugleichen

Beispiele hierfür sind :

• Autorennamen in Großbuchstaben; eine größere akademische Suchmaschine liefert den falschen Seriennamen bei sonst korrekten Metadaten;
• andere Schüler-Suchmaschinen haben keinen Autor oder haben die Autoren in falscher Reihenfolge;
• auch größere Verlage liefern Namen und Vornamen in verkehrter Reihenfolge oder nicht alle Autoren, falls es mehrere sind;
• mitunter fehlen ISSNs, DOIs oder anderes;
• manchmal sind fehlen Vornamen oder sind nur mit Initialen abgekürzt, wenn sie im Volltext vollständig ausgeführt sind;
• manche Autorennamen, besonders die mit Sonderzeichen, werde unterschiedlich geschrieben, hier muss man für konsitsente Schreibweise sorgen;
• Verlage haben unterschiedliche Schreibweisen bei Titeln: Mitunter werden bestimmte Wörter in Titeln groß geschieben (s.o.).

Die Benutzer der Zotero-Datenbank sollten sich dieser Probleme bewusst sein und darauf achten, das ihre Einträge korrelt sind, damit Zotero richtig formatierte Zitationen erstellen kann.

Klaus-G. Häusler; haeusler[at]muenster[dot]de